Centros de Excelencia RPA: Impulsando la Automatización Inteligente en las Organizaciones

En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, la Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés) se ha consolidado como una herramienta clave para mejorar la eficiencia, reducir errores y liberar recursos humanos para tareas de mayor valor.

Sin embargo, para maximizar los beneficios de RPA, muchas organizaciones están creando Centros de Excelencia (CoE), unidades especializadas que centralizan la gobernanza y las mejores prácticas en automatización.

En esta nota exploramos qué es un CoE de RPA, sus roles fundamentales, los desafíos que enfrentan los líderes de estos centros, y cómo desarrollar un exitoso Centro de RPA dentro de una gran organización.

¿Qué es RPA y de qué trata un Centro de Excelencia RPA?

RPA (Robotic Process Automation) es una tecnología que utiliza bots o robots de software para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas dentro de los sistemas empresariales. Estos bots pueden realizar acciones como extraer datos, realizar transacciones o enviar reportes sin intervención humana, lo que permite a las empresas ganar eficiencia y reducir errores operativos.

Por otro lado, un Centro de Excelencia (CoE) RPA es una estructura interna diseñada para asegurar la correcta implementación, expansión y mantenimiento de las iniciativas de RPA dentro de una organización. Su objetivo principal es alinear la visión estratégica de RPA con los objetivos organizacionales y establecer una práctica interna que sea autosostenible y capaz de crecer a medida que la organización lo requiera.

El CoE tiene diferentes funciones y objetivos según la etapa de madurez de la organización en términos de RPA:

1. Establecimiento: En esta fase inicial, el CoE RPA se enfoca en establecer las capacidades necesarias para la adopción de la fuerza de trabajo digital y definir la visión estratégica de RPA, alineada con los objetivos del negocio.
2. Industrialización: Una vez que RPA ha demostrado su valor, el CoE RPA entra en una etapa de escalabilidad y expansión, donde se busca replicar los beneficios y comunicar el impacto positivo a toda la organización.
3. Institucionalización: En la etapa final, el CoE RPA trabaja para consolidar el uso integrado de RPA como un recurso clave para el funcionamiento diario de la organización, logrando un rendimiento diferencial y asegurando la adopción plena de la automatización.

¿Por qué es importante desarrollar un Centro de Excelencia?

El desarrollo de un CoE RPA es fundamental porque asegura que la organización mantenga alineados los objetivos de RPA con los estratégicos. Además, facilita la gestión de la demanda de automatización en toda la empresa, priorizando las áreas más críticas y asegurando la eficiencia en los procesos.

Un Centro de Excelencia RPA también es clave para comunicar los beneficios de la automatización, acelerando la adopción y estimulando la demanda de nuevas implementaciones.

¿Dónde ubicarlo dentro de la organización?

Una decisión importante es dónde se debe ubicar el CoE dentro de la estructura organizativa. La recomendación es que sea liderado por el negocio y gobernado por IT. Esto permite que las áreas operativas, que tienen un conocimiento profundo de los procesos y sus ineficiencias, jueguen un rol fundamental en impulsar las automatizaciones. Al mismo tiempo, IT asegura que la infraestructura y los aspectos técnicos sean adecuados, garantizando el rendimiento óptimo de la fuerza de trabajo digital.

La colaboración entre las áreas de IT y operativas es esencial para el éxito del CoE RPA. Mientras IT proporciona el soporte técnico necesario, las áreas operativas conocen los procesos y pueden identificar mejor qué automatizar. Juntos, pueden garantizar una implementación más fluida y eficaz de las soluciones de RPA.

Roles dentro del Centro de Excelencia de RPA

El éxito de un CoE de RPA depende de la combinación de roles estratégicos y operativos. Algunos de los roles clave dentro de un CoE son:

1. Líder del CoE (RPA Lead): Responsable de la estrategia y gobernanza del programa de RPA, asegurando que las iniciativas estén alineadas con los objetivos empresariales.
2. Desarrolladores de RPA: Encargados de diseñar y programar los robots que automatizarán los procesos identificados.
3. Analistas de procesos: Identifican y documentan los procesos que pueden ser automatizados, evaluando su viabilidad y ROI.
4. Arquitecto de soluciones: Define la arquitectura técnica para las soluciones de automatización, asegurando que la infraestructura soporte los bots y cumpla con las necesidades de la organización.
5. Equipo de soporte: Encargado de monitorear y mantener los bots en funcionamiento, resolviendo problemas y optimizando las automatizaciones ya implementadas.
6. Equipo de gobernanza: Define las reglas de seguridad, cumplimiento y manejo del cambio para que las automatizaciones sean consistentes y seguras.

Desafíos Líder RPA

El liderazgo de un CoE RPA enfrenta una serie de desafíos únicos, tales como:

• Escalabilidad: A medida que los bots se multiplican, gestionar múltiples automatizaciones puede ser complejo. El líder debe asegurar que el crecimiento sea ordenado y no desborde los recursos.
• Gestión del cambio: La implementación de RPA puede generar resistencia al cambio entre los empleados. El líder del CoE debe fomentar una cultura de colaboración, demostrando el valor de la automatización para reducir el miedo a la sustitución.
• Mantenimiento de la calidad: Asegurarse de que los bots funcionen correctamente y no generen errores es crítico, por lo que debe haber un enfoque riguroso en pruebas y mantenimiento continuo.
• Cumplimiento normativo: Los bots de RPA manejan datos sensibles y deben cumplir con normativas locales e internacionales. El líder del CoE debe trabajar estrechamente con el equipo de cumplimiento para garantizar la seguridad y confidencialidad.

Daniela Cancelo, Directora de Servicios Profesionales de ENTA, en una reciente nota con RPA Connect profundiza en alguno de estos desafíos.

Recomendaciones para desarrollar un Centro de Excelencia en grandes organizaciones

Si bien el establecimiento de un CoE RPA puede parecer una tarea compleja, existen algunas recomendaciones clave para simplificar el proceso en grandes organizaciones:

1. Establecer una visión clara: Antes de iniciar, define claramente los objetivos que el CoE RPA buscará alcanzar. Esto incluye la mejora de la eficiencia operativa, la reducción de costos, o la liberación de tiempo para tareas de mayor valor.
2. Involucrar a todos los niveles: El CoE RPA debe contar con el apoyo de la alta dirección y debe promover la colaboración entre departamentos para identificar las áreas de mayor impacto.
3. Empezar pequeño y escalar: Iniciar con proyectos piloto ayuda a demostrar el valor de RPA y afina el enfoque antes de expandir a mayor escala.
4. Formación y capacitación: Proporcionar la formación adecuada tanto al equipo del CoE como a los empleados que se verán afectados por la automatización es fundamental para una implementación exitosa.
5. Monitorización continua: La gobernanza de RPA debe ser continua, con métricas claras de rendimiento, auditorías regulares y revisiones para mejorar la eficiencia.

Beneficios de tener un Centro de Excelencia de RPA

Establecer un CoE de RPA ofrece varios beneficios para las grandes organizaciones:

Estandarización de procesos: Asegura que todas las iniciativas de RPA se implementen bajo los mismos estándares, reduciendo el riesgo de automatizaciones descoordinadas o de baja calidad.

Mayor control y gobernanza: Las empresas pueden centralizar la toma de decisiones en torno a la automatización, lo que asegura un mayor control sobre los riesgos y el cumplimiento normativo.

Escalabilidad eficiente: Al centralizar los recursos, las organizaciones pueden escalar sus iniciativas de RPA de manera más efectiva, garantizando una implementación uniforme en todas las áreas.

Optimización de costos: Al gestionar de forma centralizada las inversiones en RPA, las empresas pueden reducir costos operativos y mejorar el ROI de sus iniciativas de automatización.

Un Centro de Excelencia RPA (CoE RPA) es más que una unidad operativa; es el corazón de la estrategia de automatización dentro de una organización.

Al asegurar la correcta implementación y escalabilidad de las soluciones de RPA, un CoE ayuda a las organizaciones a maximizar los beneficios de la automatización, impulsar la eficiencia operativa y mantenerse competitivas en un entorno empresarial cada vez más dinámico.

Desde la fase inicial de establecimiento hasta la institucionalización del RPA como recurso esencial, un CoE bien estructurado es clave para liderar en la era de la automatización inteligente.