En un escenario marcado por la velocidad y el dinamismo, las organizaciones necesitan ser cada vez más productivas para no quedarse rezagadas ante el avance de sus competidores. Automatizar el back-office es una de las estrategias más efectivas para aumentar la productividad.
La automatización de los procesos administrativos de las empresas es clave para agilizar la operatoria, eliminar los errores humanos, reducir el tiempo de ejecución de las tareas y disminuir costos. Te contamos más en este artículo.
Qué implica automatizar el back-office
Si lo pensamos en términos de funcionamiento empresarial, las tareas internas son como la sala de máquinas de las compañías. Gran parte del trabajo que realiza el back-office determina el suceso del negocio.
A pesar de que el front-office haga el trabajo “visible”, las operaciones “que se ven” solo pueden evolucionar y dar buenos resultados si en la parte de atrás los procesos funcionan de manera adecuada. Esas labores invisibles para los clientes —e incluso a menudo para algunos colaboradores—son las que impulsan el crecimiento.
Ahora bien, las tareas administrativas son repetitivas. Por eso, a pesar de tener buenas intenciones, las personas suelen cometer errores al ejecutarlas. Estas equivocaciones, lejos de ser inocuas, pueden afectar la rentabilidad.
De hecho, según una encuesta de IDC, las organizaciones pierden entre el 20 y el 30% de sus ingresos anuales por ineficiencias operativas.
Automatizar el back-office resuelve este desafío. La implementación de soluciones RPA en tareas administrativas eficientiza la operatoria, haciéndola más precisa, a la vez que libera a las personas de funciones iterativas y poco motivantes, brindándoles la posibilidad de que se concentren en actividades más valiosas y creativas.
Al mismo tiempo, dado que en las tareas internas del negocio se invierte gran parte de los costos operativos, el uso de trabajadores digitales incrementa los beneficios económicos. En efecto, de acuerdo a EY, es posible ahorrar entre el 20% y el 60% del costo en personal a tiempo completo (FTE) automatizando el back-office.
Tareas internas del negocio: por qué son potencialmente automatizables
La automatización robótica de procesos es una solución ideal para ser aplicada en tareas repetitivas, basadas en reglas, secuenciales, de gran volumen, con altas tasas de errores, con puntos de inicio y fin electrónicos y uso intensivo de datos.
Estas características describen a la perfección la naturaleza de las actividades que desarrolla el back-office, dado que son iterativas, se basan en reglas y ofrecen poco valor en términos de creatividad de negocio.
Aquí es donde la automatización se convierte en una herramienta valiosa. Los bots están diseñados para imitar las acciones humanas y ejecutarlas en sistemas digitales.
Los sistemas automatizados abren aplicaciones, capturan e introducen datos, activan respuestas y se comunican con otro software. Por eso, implementar RPA es clave para abordar las actividades de back-office de manera más rápida, más precisa y a un menor costo.
Entre las tareas internas de negocio que se pueden automatizar encontramos:
- Introducción de datos
- Procesamiento de facturas y órdenes de compra
- Conciliación de cuentas
- Planificación de recursos empresariales
- Gestión de nómina
- Seguimiento y pedidos de adquisiciones
- Informes financieros
- Onboarding de clientes
- Validación de datos
- Cuentas por cobrar y por pagar
- Seguimiento de inventario
- Auditorías internas y externas
Los beneficios de aplicar RPA en el back-office
Es claro que cuando las tareas administrativas se automatizan, el error humano desaparece. No obstante, las ventajas de automatizar el back-office van mucho más allá de la eliminación de las equivocaciones asociadas a las labores manuales.
Su implementación aporta beneficios que transforman por completo la operatoria organizacional.
Aumento de productividad
Distracciones, cansancio, aburrimiento, interrupciones o falta de motivación generan errores que impactan negativamente sobre su bienestar y minan la productividad empresarial.
Entonces, ¿por qué seguir pidiéndole a los integrantes de nuestros equipos que realicen tareas iterativas y poco atractivas cuando estas labores pueden ser ejecutadas por sistemas digitales?
Lejos de amenazar las fuentes de trabajo, el uso de RPA libera a los empleados de funciones administrativas que se repiten sin cesar, dejándoles tiempo libre para dedicarse a actividades de alto valor empresarial que impulsan el negocio y lo vuelven más productivo.
Reducción de costos
Otra ventaja de automatizar el back-office tiene que ver con la disminución del gasto. Gracias a la automatización, se reducen los costos operativos y transaccionales, ya que las herramientas digitales eliminan la actividad manual y el retrabajo que supone la resolución de errores asociados a ella.
Mayor precisión, agilidad y eficiencia
Las organizaciones que automatizan los procesos internos del negocio —como el ingreso de datos o la confección de informes— obtienen mejoras significativas en lo que respecta a la precisión y la calidad de los resultados.
Por otro lado, también se benefician con el aumento de la eficiencia, ya que la fuerza de trabajo digital realiza las tareas mucho más rápido que los humanos. Los bots no se distraen, no se cansan ni se desmotivan. Pueden trabajar 7×24 y completar las actividades en menor tiempo.
Compliance garantizado
El uso de RPA también ayuda a garantizar el cumplimiento normativo. ¿Por qué? En primer lugar, debido a que los trabajadores digitales no se desvían nunca de las reglas previamente establecidas en cada proceso.
Por otro lado, los sistemas automatizados auditan permanentemente cada función que realizan, notificando cualquier tipo de desviación. De esta forma, favorecen el compliance.
Fiabilidad
La fuerza de trabajo digital funciona sin interrupciones. Además, cuando se trabaja con el proveedor adecuado, es poco probable que las plataformas caigan por periodos prolongados.
Esta característica aumenta la fiabilidad de los sistemas, a la vez que impulsa la productividad y la eficiencia del negocio.
Automatizar el back-office contribuye a optimizar la operatoria de las organizaciones, aumentando la precisión y la rentabilidad de las compañías. ¿Qué esperas para implementar esta solución en las tareas administrativas de tu empresa? Contáctanos.
