La desvinculación de los colaboradores —sea por voluntad propia o por decisión de la organización—es uno de los estadios más críticos del ciclo de vida del empleado. Cualquier error en esta fase puede conducir a brechas de seguridad que comprometan la privacidad de los datos y dañen la reputación corporativa. Poner en marcha un proceso de offboarding automatizado es clave para evitar estos inconvenientes.
Al gestionar la salida de un trabajador utilizando herramientas automatizadas, las organizaciones protegen la confidencialidad de la información, preservan su imagen externa y reducen el riesgo de ser multadas o sancionadas por incumplimientos normativos.
A qué llamamos offboarding automatizado
Así como sucede con otras áreas de la empresa, el departamento de RR.HH. tiene la posibilidad de aprovechar las ventajas que ofrece la automatización para eficientizar su operatoria.
Además de digitalizar la selección de personal y el onboarding, las empresas pueden construir un offboarding automatizado.
Esto implica reemplazar los procesos manuales de desvinculación laboral para dar lugar al diseño y la implementación de un nuevo proceso en el cual las tareas se ejecutan automáticamente a través de sistemas informáticos.
Desvinculación de empleados: los peligros de una gestión inadecuada
Como mencionamos, el offboarding es un momento crucial para las compañías porque cualquier error en términos de gestión de la información (accesos no revocados, datos corporativos no protegidos) puede repercutir negativamente tanto en el empleado desvinculado, como en el resto de los trabajadores y en la empresa.
Riesgos de seguridad y problemas de confidencialidad. Cuando ex colaboradores tienen acceso a datos o sistemas de la empresa después de dejarla, puede resultar en ingresos indebidos, robo de datos corporativos, divulgación y usos indebidos de la información.
Descontento y desmotivación de los trabajadores. Si los colaboradores observan un proceso de desvinculación deficiente para sus antiguos compañeros, se puede afectar negativamente su percepción de la organización. Un offboarding mal gestionado puede disminuir la moral de los empleados, reduciendo su compromiso y productividad.
Impacto negativo sobre la marca empleadora. Un proceso de desvinculación inadecuado, que no sea ameno ni satisfactorio para los colaboradores, puede llevar a que compartan esta experiencia negativa con su red de contactos. Esto, a su vez, podría perjudicar la imagen de la marca empleadora en el mercado laboral, dificultando la atracción y retención del talento.
Problemas con el compliance. El incumplimiento de las regulaciones puede resultar en problemas legales, multas y sanciones por parte de las autoridades reguladoras.
Inconvenientes en los flujos de trabajo. Cuando un empleado se va, la falta de traspaso de conocimientos sobre clientes y procesos a otros colaboradores puede interrumpir el flujo de trabajo, resultando en tareas y proyectos incompletos.
Por eso, cuando la desvinculación no está bien gestionada, aumenta el riesgo de que se reduzcan los niveles de productividad y eficiencia, especialmente si el colaborador saliente tiene una posición estratégica dentro de la compañía.
Diseñar un proceso de offboarding automatizado permite eliminar estos inconvenientes. Sin embargo, se calcula que solo el 32% de las organizaciones tiene un proceso de desvinculación parcialmente automatizado, mientras que únicamente el 5% de ellas cuenta con un proceso de salida 100% automático.
Cómo ayuda RPA a optimizar el offboarding
Ahora bien, ¿de qué formas puede la automatización robótica de procesos optimizar la etapa de desvinculación de los colaboradores?
Cierre y desactivación de cuentas
Uno de los puntos más críticos y sensibles en la desvinculación de los empleados es el proceso de desactivación y el cierre de las cuentas que permiten ingresar en las plataformas empresariales.
Los bots brindan la posibilidad de gestionar automáticamente la desactivación de los sistemas, aplicaciones y cuentas de e-mail usadas por el colaborador que deja la empresa, evitando que pueda acceder luego de su salida.
Gestión de devolución de activos
Gracias a la automatización, es posible agilizar el proceso de devolución de todos los elementos que la organización le entregó al colaborador al momento de contratarlo (computadoras, teléfonos celulares, dispositivos de almacenamiento externo, etc.).
Además de dar visibilidad sobre la restitución de cada ítem, envía reminders al empleado y al equipo de IT para garantizar que el proceso se realice oportunamente.
Revocación de permisos de acceso
Por otro lado, los bots pueden gestionar la revocación de los permisos y accesos a los diferentes sistemas y plataformas de la empresa.
De esta forma, el uso de RPA elimina la posibilidad de que haya ingresos indebidos que pongan en jaque la seguridad de los datos.
Comunicación interna
La automatización facilita las interacciones comunicacionales entre la empresa y los colaboradores y viceversa.
En este sentido, un offboarding automatizado permite notificar de manera rápida y precisa la salida de un trabajador, tanto a sus compañeros como a otras partes interesadas (IT, Oeraciones, Seguridad, etc.)
Gestión de documentación
Asimismo, esta tecnología brinda la posibilidad de recolectar y procesar automáticamente todos los documentos asociados a la desvinculación, como telegrama de renuncia, acuerdos de confidencialidad, liquidación final y otros archivos legales.
Además, los bots tienen la capacidad de extraer datos de estas documentaciones para completar formularios electrónicos, a fin de acelerar el proceso y reducir los errores.
Cumplimiento normativo
Por último, la automatización robótica garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos relacionados con el proceso de desvinculación de los colaboradores, mitigando así el riesgo de que las empresas se expongan a multas y sanciones.
¿Conocías el impacto positivo de crear un offboarding automatizado? Si tienes dudas o quieres saber cómo automatizar este u otro proceso del sector de Recursos Humanos, contáctanos.
